Program do reklamacji – dowiedz się więcej

Program do reklamacji – https://focustelecom.pl/blog/system-obslugi-reklamacji-wybor/ – jest narzędziem służącym do wsparcia obsługi zgłoszeń reklamacyjnych, a zarazem do monitorowania jakości produktów, wszystkich procesów oraz obsługi posprzedażowej. Przeczytaj nasz artykuł i sprawdź, co powinien gwarantować dostawca systemu i jakie cechy powinien mieć program do reklamacji.

Jak znaleźć najlepszy program do reklamacji?

Ważne jest przede wszystkim to, by proces jego obsługi był jak najbardziej elastyczny i pozwalający na uwzględnienie struktury konkretnej firmy. Tego rodzaju program musi być także dostosowywany do wewnętrznych procedur komunikacji danej organizacji. W systemie każde ze zgłoszeń powinno zawierać pakiet informacji o kliencie, aktualny status reklamacji, ale też pełną historię obsługi wszystkich reklamacji. Wszystkie te informacje muszą znajdować się w jednym miejscu, by wszystko przebiegało zawsze szybko, sprawnie i zgodnie z planem. Aby wybrać odpowiedni dla siebie program do reklamacji, należy oczywiście zwrócić baczną uwagę na dostawcę systemu (i świadczone przez niego usługi). Tak więc, trzeba sprawdzić czy dany dostawca świadczy usługę w chmurze obliczeniowej. Jest to informacja niezwykle istotna, gdyż taka chmura niesie ze sobą wiele zalet, pozwalając na:
– oszczędność związaną z obsługą: w modelu abonamentowym ma się zagwarantowany serwis oraz wymagane aktualizacje systemu (przez dostawcę),
– oszczędność funduszy: nie trzeba inwestować w stacjonarną infrastrukturę,
– niezależność od lokalizacji: do obsługi programu wystarczy komputer z dostępem do Internetu, nie ma tutaj wymogów co miejsca przebywania pracowników firmy,
– rozwój obsługi klientów – systemy w chmurze są skalowalne, co w praktyce oznacza, że w razie potrzeby można zamówić u dostawcy kolejne funkcje, czy stanowiska pracy (dla nowych konsultantów).

Co jeszcze powinien gwarantować dostawca systemu?

Musi on zapewnić SLA (ang. Service Level Agreement), to znaczy umowę o gwarantowanym poziomie świadczenia usług oraz najwyższy możliwy poziom dostępności usługi. Od firm wymaga się, by zapewniały klientom określony czas reakcji na reklamację. Dlatego też firmy mogą wymagać od dostawców usług zapewnienia im wysokiego poziomu SLA i dostępność rocznej usługi powyżej 99,9 proc. Dzięki temu będą mogły one działać z pełną sprawnością. Szukając dostawcy programu do reklamacji bardzo ważne jest, by sprawdzić jak traktuje on kwestię bezpieczeństwa danych. Jak można to zrobić? Poprzez zbadanie gdzie znajdują się serwery, na których przechowywane są dane klientów oraz sam system do obsługiwania reklamacji. Najlepszą opcją jest ta, w której są one przechowywane w kilku certyfikowanych centrach danych. W takiej sytuacji, kiedy w jednym z nich nastąpi awaria, firma i tak ma dostęp do swoich danych oraz całego systemu. Jeszcze lepiej, gdy certyfikowane centrum znajduje się w Unii Europejskiej – wtedy ma się pewność, że nie będzie się miało żadnych problemów z przetwarzaniem danych osobowych. Tego rodzaju centrum musi zawsze zapewniać wysoki poziom bezpieczeństwa fizycznego, to znaczy pełną ochronę, alarmy i strefy dostępu.

Pożądane cechy samego systemu obsługującego reklamacje

Dobrze jest, kiedy program do reklamacji zapewnia kolejkowanie progressive, to znaczy odpowiedni sposób na przydzielanie zadań poszczególnym pracownikom. Dzięki temu nie będą oni mogli wybierać spraw łatwiejszych – tym samym zostawiając te trudniejsze na sam koniec. Plusem będzie także to, że dzięki kolejkowaniu nie przeoczą oni żadnej reklamacji, bo system automatyczni przydziel reklamację konsultantowi, który dokładnie będzie wiedział czym musi się zająć. Program do reklamacji musi (bezwzględnie) obsługiwać wiele kanałów komunikacji jednocześnie. Dzięki temu każdy klient będzie mógł wybrać, czy daną reklamację chce oznajmić telefonicznie, SMS-em, czy za pomocą e-maila. Każdej firmie zależy na dobrej opinii dlatego wygoda klienta powinna stać na pierwszym miejscu. Wielokanałowość programu pozwoli także na zintegrowanie całej korespondencji z jedną osobą w jeden wątek, dzięki czemu znacznie ułatwi pracę przedsiębiorstwa i pomoże zaoszczędzić czas. Co więcej, dzięki takiej funkcji firma będzie mogła przesłać wszelkie powiadomienia zwrotne także kanałem dogodnym dla klienta (co na pewno zwiększy poziom jego zadowolenia).

Leave a comment

Your email address will not be published.


*